מה הוא מיקור חוץ (Outsourcing)

בשלושים השנים האחרונות ועם התפתחות רשת האינטרנט (מהפכת המידע) אנו עדים לתהליך של שימוש הולך וגובר בעולם העסקי בשיטת מיקור חוץ (Outsourcing). התקשורת בין עסקים מהירה ופשוטה ומאפשרת לחברות להשתמש במשאבי ידע ועבודה חיצוניים בנוסף למשאבים הפנימיים הקיימים בארגון. השימוש ההולך וגדל במיקור חוץ משפיע באופן מהותי על המבנה של החברות וכן על שיטות הניהול.
מיקור חוץ (Outsourcing) הוא שיטה שבו חברה מחליטה לבצע שימוש אסטרטגי במשאבים מקצועיים חיצוניים לביצוע עבודות או פעילויות מסוימות שאין להם מענה מסיבות שונות ידי עובדי הארגון ובמשאביו. ע"פ אסטרטגיה זו הארגון מתקשר חוזית עם גוף חיצוני בעל ידע וניסיון בתחום הנדרש לחברה וזה מבצע את העבודה/שרות ע"פ הדרישות וההגדרות של הארגון. מיקור חוץ הפך לשיטה מקובלת בתעשייה ולמעשה מאפשר לחברה לבצע פעילויות חשובות ע"י שימוש בידע ובניסיון הקיים בשוק ומאפשר חיסכון משמעותי בעלויות (מול אלטרנטיבה לבצע את הפעילות ע"י גיוס עובדים מומחים בתחום), תוך שמירה על רמת מקצועיות גבוהה ביותר וביצוע פעילויות בהתאם ללוחות זמנים בנקבעים ע"י החברה.
הרעיון העומד בבסיס מיקור חוץ הוא כי לחברה עסקית יש ליבה עסקית ושם התמחותה אך בכל פעילות עסקית קיימים נושאים חשובים רבים הדורשים משאבים והתייחסות על מנת לממש את מטרות החברה. בפני החברה עומדות שלוש ברירות:



  1. גיוס עובדים מומחים בעלי ידע ויכולת לבצע את הפעילות, המשמעות היא השקעת מאמץ רב באיתור וגיוס עובדים מתאימים הכשרתם לתפקיד וכן גידול משמעותי בהוצאות החברה הקבועות לשכר    ותנאים נלווים.

 2. שימוש במיקור חוץ, חברה חיצונית בעלת ידע והתמחות בתחום הנדרש, המשמעות שימוש בידע ויכולת קיימים ומוכחים בשוק בצורה מהירה מבלי להשקיע השקעות באיתור גיוס וקליטת עובדים מומחים בתחומם ומיצירת יחסי עובד מעביד שמשמעותם יצירת הוצאות קבועות של שכר ותנאים נלווים לארגון לאורך זמן.

 3. שימוש בשרותי חברות כוח אדם שעיסוקם בתיווך בין דורשי עבודה לחברות ועסקים. לחברות כוח האדם אין ידע והתמחות בתחום המקצועי הנדרש ומעשה מבצעות פעולת "תווך".

העולם העסקי בו פועלות חברות של ימנו מכתיב סביבה תחרותית מאוד עם דינמיות גבוהה. החברות מתמודדות עם מצב שבו נדרש להשלים את כל שלבי הפתוח ולסיים פרויקטים במהירות כדי להגיע מהר ככול האפשר לשוק (Time To Market) עם מוצר טוב אמין ואיכותי. בתהליך ניהול של פרויקטים מורכבים בעולם ההייטק יש צורך בהרבה ידע ויכולות מקצועיות מסוגים שונים. מצב בו חברות משקיעות ביצירת הידע בתוך הארגון כך שייתן מענה לכל הדרישות כמעט בלתי אפשרי ודורש משאבים ניהוליים וכספיים אדירים.

שיטת הניהול המקובלת כיום ברוב חברות ההייטק וההזנק היא שיטת ניהול פרויקטאלית, כשבפני מנהלי הפרויקטים ניצב אתגר מקצועי איך לפתח מוצר באופן יעיל וחכם אך גם חסכוני תוך עמידה במסגרת תקציבית נוקשה.

במשך השנים אנו עדים לשינוי תפוסי ניהול בכל חברות ההזנק (Startup) יש דגש רב על ניהול תקציב הפרויקט חסכוני ולא בזבזני במטרה להשיג את התוצאות הטובות ביותר לפרויקט תוך התמודדות מוצלחת עם האתגרים הטכנולוגים ובזמן הקצר ביותר כדי להגיע לשוק בדיוק בזמן ולפני המתחרים.

בשנים האחרונות אנו עדים למשבר כלכלי גלובלי שמשפיע רבות על העולם העסקי ובעיקר על חברות ההייטק. רמת הביקושים למוצרים חדשים/ ישנים לוט בערפל, לחברות קשה לגייס מימון לפרויקטים בתהליך ובודאי לפרויקטים חדשים המשמעות – ההוצאות הקבועות לוחצות מאוד.
בתקופות קשות כאלה החברות שיצליחו לשרוד הם החברות שיצליחו לשלוט בקצב שריפת המזומנים ויצליחו לבחון בצורה יסודית מה קשור בפעילות הליבה של החברה ולכן יתופעל באמצעות משאבים פנימיים, איזה פעילויות ניתן להוציא למיקור חוץ בצורה מושכלת ובכך לשלוט ברמת ההוצאות הקבועות של החברה ואף להקטינם משמעותית. מיקור חוץ אמור לקחת מהעסק את הדברים שגוזלים ממנו זמן יקר ולבצעם בצורה טובה בהרבה משהארגון יעשה בעצמו והפיכת עלויות קבועות למשתנות.
חברות רבות נאלצות מסיבות רבות ומגוונות לפטר עובדים ולעיתים נאלצות להקפיא את תוכניות הפתוח ובכך מאבדות את יתרונן התחרותי דבר שיביא בהכרח ליציאתם מהשוק.

התשובה האמיתית למצב זה היא מציאת דרכים חדשות לשמירה על הפעילות הקיימת תוך כדי התייעלות פנימית הקטנת ההוצאות הקבועות אך במקביל להמשיך ולהשקיע במה שהוא בעיניהן השקעה אסטרטגית והוצאה למיקור חוץ את כל הפעילויות (שהן חשובות מאוד להתנהלות החברה) שאינן הליבה העסקית של החברה. מיקור חוץ (Outsourcing) מקובל היום בהרבה תחומים:

· פתוח חומרה                          · הנדסה והעברה מפיתוח

· תכנון ויצור מכני                      · ניהול פרויקטים

· יצור בכול הרמות                     · תקינה בינלאומית

· פתוח תוכנה                          · בדיקות תוכנה/חומרה

· כתיבה טכנית                         · אבטחת איכות

· הנהלת חשבונות וחשבות שכר       · ראיית חשבון

· ניהול תפעול                           · רכש

· יבוא/ יצוא                             · בדיקות סופיות למוצרים

· משאבי אנוש                          · אדמיניסטרציה מכירות

ועוד הרבה נושאים אחרים.

מדוע כדאי לחברות להשתמש במיקור חוץ ?

1. התמקדות בליבת הארגון- הארגון רוצה להתמקד בפעילויות המייחדות את הארגון, זה התחום בו יש לחברה יתרון יחסי. לדוגמא: חברת הזנק (Startup) שמפתחת תוכנה מיוחדת אך מזהה כי חלק מלקוחותיה מעוניינים בפתרון כולל משמע הם מעוניינים במוצר הכולל את תוכנה וכן בחומרה מתאימה (סרבר עליו רצה התוכנה) בדוק ועובד שיאפשר התקנה קלה ופשוטה (Plug and play). כדי לענות לבקשת לקוחותיה ללא גיוס עובדים נוספים והשקעה כספית גדולה תשתמש החברה במיקור חוץ בכדי להשיג את הפתרון החומרתי הטוב ביותר עבורה ובזמן קצר תוך שימוש בידע וניסיון שקיים בשוק.

הדינמיות הקיימת בשוק ההייטק הישראלי דורשת מהמנכ"לים של חברות (בגדלים שונים, מ- Startup ועד לחברות גדולות) למצוא פתרונות מהירים וגמישים שיאפשרו מרחב תמרון והיענות ממוקדת לצורכי השוק המשתנים. השימוש במיקור חוץ מאפשר להנהלת החברה את הגמישות במתן הפתרונות תוך התמקדות בלב ליבו של המוצר של החברה.

2. חברות שמבצעות פרויקטים מורכבים – הפרויקטים מורכבים ודורשים משאבי כוח אדם גדולים עומס והחברה לא מעוניינת בהגדלת כמות כוח אדם בצורה מהירה. החברה משתמשת בשירותים מקצועיים במיקור חוץ ובמקבי גודלת בצורה מבוקרת מאוד.

3. נושאים חשובים שהידע בחברה לא קיים או חסר באופן משמעותי – החברה מבצעת פעילות פתוח ענפה אך מגיע לשלב בו נדרשים אנשי מקצוע בתחומים שלא קיימים בחברה לדוגמא: חברת הזנק מבצעת פיתוח חומרה חדשה אך יש צורך בטיפול בכל הנושאים ההנדסיים כמו העברה מפתוח ליצור, הנדסת רכיבים, תכנון ליצוריות, תכנון מכני וכדומה. אם החברה תתעלם מהצורך חשוב זה היא תמצא עצמה בשלב קשה בו קצב העבודה ירד מאוד, אנשי פיתוח ינסו לבצע עבודה הנדסית ללא ידע מתאים ובחוסר רצון לטפל בנושאים אלו, כמות התקלות יגדלו מאוד, בעיות איכות קשות, חוסר סדר בניהול הידע ההנדסי ועוד. כל הבעיות האלו יביאו לבזבוז ענק של כספים (ברובו בזבוז סמוי), חריגות בתקציב הכולל, אי עמידה בזמנים והגרוע מכול קבלת תוצאה סופית לא איכותית – שימוש במיקור חוץ בצורה מושכלת יפתור את הבעיה. חברות פונות למיקור חוץ היות ולא תמיד יש להם את המשאבים הדרושים לטיפול במשימות. הסיבה יכולה להיות חוסר של ידע מקצועי, חוסר בידיים עובדות וכד. מיקור חוץ הוא פתרון מעשי למילוי החוסרים בזמן קצר ובפרודוקציה מיידית. כיום אנו רואים יותר ויותר ארגונים חדשים, startups ו-spin offs שהחליטו הסטרטגית לעבוד בפורמט מיקור חוץ מהיום הראשון לפעילותן.

4. חשש מעליה בהוצאות הקבועות של החברה – לחברה יש פרויקט חדש שדורש משאבי כוח אדם אך קיים חשש בקרב הנהלת החברה מעליה בעלויות הקבועות וכן מתהליך גיוס כוח אדם איכותי והכשרתו. גיוס עובדים ותשלום שכרם עד להתממשות הפרויקט עלול בהחלט להעיק על כל חברה, במיוחד בחברות המתמודדת עם קשיי נזילות. הפתרון הפשוט, המהיר והזול הוא להתקשר עם חברה חיצונית במיקור חוץ ((outsourcing בעלת ידע וניסיון בתחום אשר תשקיע את משאבי כוח האדם (המומחים בתחומם) הנדרשים לביצוע העבודה ובהתאם לתוכנית עבודה שתיקבע ע"י הנהלת הפרויקט. שימוש בשיטה זו מאפשר להנהלת החברה הקטנת כמות תקני כח אדם במצבת הארגון תוך שליטה מלאה בעלויות ויצירת גמישות מרבית.

5. נגישות למומחים בתחומים מסוימים וקבלת טכנולוגיה שלא קיימת בארגון – לעיתים קרובות כדי לקדם פרויקט דרושים מומחים בתחומים טכנולוגים מסוימים ומצד שני הפונקציה הניהולית מצומצמת ואינה מצדיקה העסקה קבועה של מומחה בשכר גבוהה ובתנאים נלווים ולכן כדאי מאוד לארגון להשתמש במיקור חוץ. בנוסף הארגון ירוויח ממיקור חוץ מכך שמומחים חיצוניים עשויים להביא טכנולוגיה חדשה לארגון וכן שיטות עבודה מתקדמות.

6. Time To Market ותחרות מול מתחרים – כדי לשרוד בשוק תחרותי הארגון צריך לעמוד בלוחות זמנים קצרים וחייב לתת מענה לצורכי הלקוחות במהירות רבה. שימוש במיקור חוץ מאפשר לארגון לבצע תוכנית עבודה במהירות שכן לארגון יש משאב גדול וחזק שמתוסף למשאבים הפנימיים של הארגון ובכך לצמצם מחסומים העומדים בפני הנהלת הארגון בהשגת יעדיו.

7. הוזלת עלויות תפעוליות- שימוש בשרותיו של גוף חיצוני בעל ידע והתמחות בתחומו יאפשר לבצע הוזלה של תהליכים וחומרי גלם הדרושים לחברה. ספק חיצוני אשר ניסיונו בתחום הספציפי רב, יאפשר לו לספק את השירותים ביחס עלות/תועלת משתלמים יותר. צמצום הוצאות התפעול יאפשר לחברה לספק מוצרים/שירותים במחיר תחרותי יותר.

8. יעילות – בפעילות השוטפת של כל חברה קיימם שינויים תכופים שיכולים ליצור תקופות של עומס בפעילויות מסוימות ותקופות של רגיעה וירידה בפעילות. באמצעות שימוש במיקור חוץ הנהלת החברה שולטת במצבים אלו ביעילות, מפעילה את הספק החיצוני כשבאמת צריך אותו ומקטינה את הפעילות משמעותית מולו בזמן רגיעה. השימוש במיקור חוץ מאפשר לארגון יעילות וגמישות רבה בנוגע לרמת הניהול והשקעת העבודה הנדרשת ובמקביל להסתמך על הידע והניסיון של החברה נותנת השרות.

9. בעיות במבנה ארגוני - "פוליטיקות פנים ארגוניות" בארגונים לעיתים יוצרת "תקיעות" בפעילויות מסוימות ומצב בו כל מחלקה מושכת לכיוון שלה או חוסר הסכמה קבוע בין מנהלי הביניים בארגון. שימוש במיקור חוץ יכול לפתור את הבעיה שכן הגוף המבצע הוא חיצוני ממוקד פרויקט/שרות ואינו שותף לפוליטיקה הפנימית של הארגון.

מה הם ההבדלים בין העסקת עובדים זמניים דרך חב כוח אדם לבין שימוש במיקור חוץ

חשוב להבדיל בין שימוש במיקור חוץ לבין גיוס עובדים זמניים באמצעות חברות כוח אדם. כאשר שוכרים עובדים מחברות כוח אדם למעשה הם משמשים כעובדי החברה השוכרת בפועל והיא הממונה עליהם למרות שחברת כוח האדם היא המשלמת את שכרם. עובדים אלו לרוב לא יהיו עובדים מומחים בתחומם ותרומתם לחברה תהיה מוגבלת. יתר על כן מאחר והעובדים הזמניים מודעים לעובדה כי הם יעבדו בחברה תקופה קצרה ויקבלו שכר ותנאים גרועים ביחס לעובדים הקבועים של החברה המוטיבציה שלהם תהיה קטנה והתפוקה בהתאם. מיותר לציין כי כיום חוקי העבודה בישראל מחמירים עם השימוש בעובדי כוח אדם ולאחר תקופה עבודה מסוימת העובד כוח האדם יכול לטעון ליחסי עובד מעביד בינו לחברה השוכרת.

בשונה לחלוטין, שימוש בשיטת מיקור חוץ היא למעשה העברת פעילות לביצוע לידיים חיצוניות שמבוצעת ע"י חברה חיצונית בעלת ידע ויכולת מקצועית בתחום הנדרש בהמצאות כוח אדם מומחה בתחומו. למעשה הלקוח מזמין ביצוע של פרויקט הכולל שרות/ידע מחברה חיצונית שזה תחום עיסוקה. לחברת ה- Outsourcing יש עובדים מומחים בתחומם ובעלי אוריינטציה שרות (חשוב מאוד!). עובדים אלה גויסו בקפידה לחברה (שנותנת שירותים ללקוחות) ללא קשר ללקוח או לפרויקט ספציפי כעובדים קבועים עם כל התנאים הנלווים. העובדים מנוהלים ומוכשרים ע"י מנהלי החברה ותחת פיקוחם המקצועי ואין שום יחסי עובד מעביד בינם לבין החברה המזמינה את ביצוע הפרויקט או השרות.

שרותי ה- Outsourcing של חברת אולסמי (Allsemi)

שרותי ה- Outsourcing של חברת אולסמי יתנו מענה לארגונכם במסירות וביעילות, המומחים שלנו יספקו לכם את הפתרונות הטובים ביותר, תוך דיאלוג מתמיד עם הלקוח, ניהול ופיקוח צמודים ובחירה נכונה של הטכנולוגיה והאמצעים הדרושים להשגת המטרות.

באולסמי מועסקים מומחים בעלי ידע רחב ויכולות ניהוליות עם ניסיון רב בשוק ההייטק הישראלי בתחומים השונים.

חברת אולסמי מבצעת בהתאם לדרישות הלקוח בדיקות ואפיון הצרכים בארגון. מנהל הפרויקט/השרות מחברת אולסמי שעובד עם הלקוח מחויב לאיזון אופטימאלי בין טיב השרות ואיכות התוצר הסופי, עמידה בזמנים שנקבעו, יצירת ערך גבוהה ללקוח תוך הקטנת עלויות.

 

כותב מאמר זה:
אילן גואטה, MA
מנכ"ל אולסמי בע"מ
מומחה בניהול הנדסה, תפעול ופרויקטים